教育部和国家档案馆规定，高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可按照有关规定合理收取费用。
此外，高校档案机构，对保管期限已满的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
教育部和国家档案局日前制定了《高等学校档案管理办法》，该办法已于9月1日起施行。办法规定，社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
依照办法规定，如果玩忽职守，造成高校档案损坏、丢失或擅自销毁档案，擅自出卖或赠送、交换档案，高校要对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分，构成犯罪的，则要由司法机关依法追究刑事责任。
高校档案机构还应根据有关规定确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
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